O E-social tornou-se uma valiosa oportunidade para o setor de RH de todo o Brasil, visto como uma ameaça para uns e um grande benefício para outros vamos entender melhor o que é o E-social e suas características.
Com a iminência de sua obrigatoriedade a palavra E-social se tornou bastante presente entre líderes acerca da gestão de RH para que seus impactos sejam estudados de forma que a adoção das novas regras não prejudiquem os processos e operações que são realizadas no dia a dia da empresa, mas ao contrário do que julgam alguns profissionais o E-social trata-se de uma oportunidade valiosa para o RH de todo País.
Entenda o E-Social?
De forma objetiva o E-social trata-se de uma folha de pagamento digital, que estará vinculada ao software que as empresa já utilizam para executar as suas atividades.
Na prática trata-se de integrar uma operação a um software que já está sendo utilizado pelos profissionais de RH para executar algumas rotinas das empresas, emitindo dados através de relatórios que são automaticamente enviados para órgãos públicos como: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal e o INSS. Essas instituições estão envolvidas porque as informações enviadas a elas serão utilizadas para atribuir encargos e assegurar os benefícios desses colaboradores.
Dados como horas trabalhados, admissão e demissão, alterações salariais entre outros também estão inclusos e são analisados pelos órgãos do governo. O relatório de E-social portanto é uma documentação que contém informações dos colaboradores e relata a Caged, GFID, Rais entre outros.
Impacto do E-social no setor de RH
A princípio o impacto do E-social pode parecer negativa para os profissionais de RH, e tudo que foi dito até então dá se entender que essa ação pode complicar a vida do RH, pois algumas mudanças serão necessárias como a contratação de novas pessoas, treinamento dos colaboradores mais antigos, a utilização de forma correta da ferramenta, tudo isso exige uma atenção e determinação desse setor, ou seja, inicia-se uma curva sinuosa de aprendizado.
Mas ao longo dos dias com a implantação do E-social uma nova mentalidade nos departamentos de Recursos Humanos nascerá. Com todos os eventos registrados no E-social de forma organizada as relações entre empresa e colaborador passam a ser mais harmoniosas, deixando os profissionais tranquilos e garantindo que nenhum tipo de abuso trabalhista ocorrerá, pois a empresa está sujeita a uma auditoria constante pelas autoridades tributárias.
Outra vantagem está na eficiência e produtividade nas atividades do setor de RH, o fechamento de folha de pagamento por exemplo é uma atividade que requer muita atenção, por ser uma tarefa atribulada, uma vez munidos pelo E-social os profissionais de RH vão vislumbrar a praticidade de gerir informações dos colaboradores por meio de um software facilitador e seguro.
O E-social é um gatilho para a mudança de paradigmas na realização de tarefas burocráticas exercidas pelo RH, principalmente esse setor que historicamente conhecido pelo não uso de tecnologias.
Facilitando o E-social
Para que o uso do E-social não se torne um pesadelo para o profissional e para a empresa, alguns passos podem ser tomados para tornar sua execução mais eficiente:
- A gestão de informações sobre os colaboradores deve ser o mais preciso possível.
- O uso de planilhas do Excel ou documentos do world para a gestão de benefícios, controle de ponto, horas trabalhadas entre outras se tornaram ineficientes, portanto se ainda é feito ligue um sinal de alerta. É hora de aderir um software que automatize essas atividades citadas.
- O processo de demissão ou demissão devem ser informadas imediatamente quando ocorrerem, não é permitido que nenhum colaborador seja admitido ou demitido sem que o arquivo com a informação já esteja na Receita Federal.
- A folha de pagamento deve ser enviada mensalmente.
- Deverá ser informado também a jornada de trabalho de cada colaborador, se houver alguma alteração nesses horários elas também devem ser informadas.
- Se houver alguma alteração no salário do colaborador essa informação deve ser enviada subsequente à alteração.
Outro fator relevante que pode se até dizer que é um dos essenciais nessa mudança é a mudança na mentalidade da gestão, com o E-social em vigor uma nova gestão se inicia, bem como as práticas nos departamentos de RH.
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