Onboarding é a expressão usada para definir o processo de interação de novos colaboradores de uma empresa, cujo objetivo principal é fazer com que esses novos colaboradores entendam cada detalhe da organização e as funções de trabalho que ele irá exercer de forma mais ágil e prática.
Definição
O onboarding se trata de uma atividade que tem como foco transformar a experiência de interação dos novos colaboradores em um momento único e positivo, essa atividade envolve todos os setores da empresa pois os recém contratados conhecem não somente sua área de atuação mas também as responsabilidades de cada colaborador que já atua na empresa.
Essa atividade precisa ser pensada de forma estratégica por todo o time de recursos humanos da empresa, ou seja, o onboarding não pode ser preparado do dia para a noite pois seu sucesso garante uma interação do colaborador com o restante da equipe trazendo mais produtividade e espírito de equipe, com isso todos ganham: o recém chegado, o time, a empresa e até mesmo os clientes que são melhores atendidos.
Vale lembrar que boas ferramentas são indispensáveis para ajudar a desenvolver e acelerar esse processo com mais eficiência.
Benefícios do onboarding?
Agilidade na integração
Uma integração bem feita facilita o sucesso dos novos colaboradores, visto que o caminho mais adequado é definido e a informação é passada com mais qualidade, ajudando assim até mesmo os mais tímidos a se envolverem nas tarefas da empresa.
Produtividade
O novo colaborador é encaminhado para sua função com inúmeras informações sobre suas responsabilidades, por isso ele consegue executar seu trabalho com mais facilidade, ou seja, uma boa experiencia de onboarding é responsável pelo aumento da produtividade dos novatos e também do time que já estão a todo vapor no desenvolvimento de suas atividades. Claro que ainda surgirá algumas dúvidas mas essas dificuldades não serão um empecilho para executar as demandas solicitadas com o número de informações que já foi passado previamente através do onboarding.
Os outros colaboradores também não têm sua produtividade interrompida com frequência, pois o novo colaborador terá poucas dúvidas para sanar com as pessoas mais experientes da sua equipe.
Turnover
Um clima acolhedor e agradável deixa qualquer colaborador satisfeito em executar todas as suas atividades ao longo do dia. O trabalho em equipe também auxilia os membros da equipe a entenderem sua importância na empresa, todos esses fatores desestimulam qualquer colaborador a buscar vagas em uma outra empresa diminuindo assim o índice de turnover e gastos com contratação.
Processo de onboarding eficiente
Para que haja um processo de onboarding eficiente é preciso que algumas etapas sejam seguidas. São elas:
Estrutura
É preciso estruturar todo o processo antes que qualquer atitude seja tomada, especificar inicio, meio e fim e o período de duração deles. Esses fatores devem ser definidos pela equipe de recursos humanos levando em conta fatores como quantidade de colaboradores novos e a disponibilidade de treinadores na empresa.
Organização da empresa
A principio o novo colaborador precisa saber qual será seu lugar na mesa, e seus utensílios como computadores, agendas, canetas e etc. É sempre bom preparar também alguns tutoriais para facilitar a rotina de trabalho e entender o uso de algumas ferramentas que impactam em suas funções.
Orientação
Os responsáveis do RH ou o gestor precisam definir um “padrinho” da equipe para acompanhar o novo colaborador durante o onboarding, é sempre importante optar por alguém experiente e que tem interesse em compartilhar seus conhecimentos sobre a empresa, dessa forma toda interação e aprendizado ficará mais fácil.
Modos de interação
Um dos erros mais cometidos pelas empresas que desenvolvem o onboarding é que o processo é desenvolvido somente com palestras presenciais, deixando recursos valiosos como a tecnologia de lado. Experimentar algo diferente na empresa é bastante válido, use recursos deixando o processo mais dinâmico, a sugestão não é que todo o processo seja multimídia mas sim um conjunto de atividades.
Inovar o processo
Uma atividade que tem inovado de forma bastante dinâmica o processo de onboarding é o uso de plataformas de gamificação, essas plataformas oferecem recursos para que o colaborador aproveite cada recurso.
Além de otimizar o tempo essas plataformas criam desafios e acabam estimulando em 4x mais o envolvimento e participação dos seus colaboradores nos treinamentos. Essa tecnologia também reduz custos, pois não é preciso repetir a mesma informação por diversas vezes.
O onboarding quando bem implementado é capaz de trazer diversos benefícios para a empresa, garantindo maiores motivações e um ótimo trabalho em equipe.
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